Um ein Verständnis der Norm zu haben, ist es wichtig, eine Überblick über SGAMS zu erlangen.
Der Kontext der Organisation (siehe Norm Punkt 4) ändert sich kontinuierlich aufgrund der ständigen Veränderung im Wirtschafts- und Arbeitsfeld und ist abhängig von Struktur, Größe, Aktivitäten, Produkten und Aufgaben der Organisation. Der Kontext, in dem die Organisation agiert, muss allen interessierten Parteien bekannt sein. Dies kann ein Engpass bei der Verfügbarkeit von bestimmten Ressourcen sein oder die Notwendigkeit intensiveren Kontakt zu den Kunden zu halten, um diese in einem heiß umkämpften Markt nicht zu verlieren.
Die oberste Leitung (siehe Norm Punkt 5) muss ihre Verpflichtung bezüglich der Entwicklung und Verwirklichung eines SGAMS und deren ständigen Verbesserung und Wirksamkeit nachweisen. Dies erfolgt, in dem die Anforderungen rechtlicher Verpflichtungen, interessierter Parteien und Anforderungen der Organisation selbst erfüllt werden. Die oberste Leitung muss eine SGA-Politik festlegen, die mit den SGA-Zielen (siehe Norm Punkt 6) kompatibel sind. Ebenso muss sie die Akteure und deren Befugnisse (Verantwortliche, Beauftragte,...) für das SGAMS benennen, um eine passende Aufbaustruktur zu entwickeln (siehe Norm Punkt 5).
Der Management-Kreislauf
Plan: In einer Analyse und Bewertung von Risiken und Chancen (auch SGA-Risiken und SGA-Chancen) erfolgt die Feststellung des IST-Zustandes, auch unter Berücksichtigung der rechtlichen Verpflichtungen und anderer Anforderungen (siehe Norm Punkt 6).
Nach erfolgter Analyse und Bewertung werden Maßnahmen auch unter Beachtung der SGA-Ziele geplant (siehe Norm Punkt 6), durchgeführt (siehe Norm Punkt 8) und die Wirksamkeit (siehe Norm Punkt 9) kontrolliert.
Do: Für die Umsetzung der Maßnahmen müssen die zuvor ausreichend geplanten und bereitgestellten Ressourcen genutzt werden. Neben materiellen Ressourcen sind auch immaterielle Ressourcen (wie z.B. Kompetenz und Bewusstsein) für das Funktionieren eines SGAMS von hoher Bedeutung (siehe Norm Punkt 7).
Die Organisation muss die Belange und Ideen der Beschäftigten berücksichtigen und diese an den (Veränderungs-)Prozessen teilhaben lassen und beteiligen (siehe Norm Punkt 5). Es ist wichtig, ein Bewusstsein aller Organisationsmitglieder zu schaffen. Personen, deren Tätigkeiten die Erfüllung der Anforderungen des SGAMS beeinflussen, müssen sich der Bedeutung und Wichtigkeit ihrer Tätigkeiten bewusst sein und ausreichend kompetent sein. Bei fehlender Kompetenz muss eine Kompetenzerweiterung erfolgen (siehe Norm Punkt 7).
Leiharbeitnehmer und Subunternehmer werden in Analyse und Maßnahmen ebenso einbezogen (siehe Norm Punkt 8).
Die wesentlichen Prozesse, Strukturen und zentralen Bestandteile des SGAMS müssen dokumentiert werden, um auch einen Nachweis für die Wirksamkeit des SGAMS zu liefern (siehe Norm Punkt 7).
Check: Die Überprüfung erfolgt durch das Messen der SGA-Leistung:
- SGA-Ziele
- Minimieren von Risiken
- Stärken von Chancen
- Einhalten der rechtlichen Verpflichtungen und anderen Anforderungen
- Effektivität von Strukturen und Prozessen des SGAMS
- Analysieren und Minimieren von Vorfällen und Nicht-Konformitäten und den Ergebnissen von Audits (siehe Norm Punkt 9)
Act: Wird die SGA-Leistung nicht verbessert, müssen Korrektur- und Verbesserungsmaßnahmen eingeleitet werden (siehe Norm Punkt 10).